Politique de Confidentialité

Chez Talenco, nous accordons une importance primordiale à la protection de vos données personnelles. La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre site internet et nos services (notamment notre ATS et Albert, notre moteur d'analyse candidat en version 8).

Albert V8 assiste les recruteurs dans l'évaluation des candidatures : il ne prend aucune décision de recrutement à la place de l'humain. La décision finale appartient toujours au recruteur.

Ce document est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) européen et à la loi Informatique et Libertés française.

Nous collectons différents types de données selon que vous soyez un visiteur du site, un candidat ou un client professionnel :

• Données d'identification : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone.
• Données professionnelles (Candidats) : CV (fichier PDF et données extraites), expériences, compétences, certifications, disponibilités.
• Résultats aux tests d'évaluation : Réponses et scores aux questionnaires de personnalité (modèle Big Five), d'hygiène et de logique, ainsi que les temps de réponse.
• Analyses Albert V8 : Scores, recommandations, points forts et faibles, synthèses, fiches de préparation d'entretien, rapports d'entretien (confirmations, contradictions, risques identifiés), synthèse globale de candidature.
• Enregistrements audio d'entretien : Voix du candidat et du recruteur, durée, horodatage, mode d'enregistrement et consentement associé (si accordé).
• Transcriptions d'entretien : Texte intégral et segments horodatés générés par Albert à partir de l'audio (uniquement si enregistrement avec consentement).
• Debrief d'entretien : Impression globale, motivation, points confirmés ou contredits, évaluation technique, soft skills observées, disponibilité, salaire discuté, recommandation du recruteur et notes libres.
• Conversations Albert Chat (Recruteurs) : Messages échangés avec l'assistant conversationnel Albert, références aux offres et candidats mentionnés.
• Données professionnelles (Clients) : Nom de la société, SIRET, fonction, données de facturation.
• Données de connexion et d'usage : Adresses IP, logs de connexion, interactions avec l'interface, métadonnées d'usage IA (modèle, tokens, coût estimé — sans contenu des prompts).

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Fourniture et maintien de nos services (gestion des candidatures, pipeline de recrutement).
• Analyse intelligente des candidatures par Albert V8 (extraction CV, scoring, préparation et analyse d'entretien, synthèse globale).
• Évaluation des résultats aux tests de personnalité, d'hygiène et de logique, et enrichissement de la fiche de préparation d'entretien.
• Aide à la décision lors des entretiens : génération de compte-rendu et croisement avec le debrief du recruteur (aide à la décision humaine, pas de décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD).
• Assistance conversationnelle aux recruteurs via Albert Chat (recherche, synthèse, actions sur les candidatures).
• Amélioration continue et fiabilité du service (journalisation technique des phases du pipeline, sans réutilisation commerciale des données candidats).
• Gestion de la relation client (support, facturation).
• Sécurité du système et prévention contre la fraude.
• Envoi de communications techniques ou commerciales (avec votre consentement préalable).

Albert V8 est le moteur d'analyse candidat de Talenco. Il fonctionne selon un pipeline séquentiel en cinq phases, chaque étape s'appuyant sur les analyses précédentes et sur le contexte de l'offre d'emploi et de l'entreprise recruteuse.

Phase 1 — Extraction du CV

Lors du dépôt d'un CV (PDF), Albert extrait de manière neutre l'ensemble des informations présentes sur le document (identité, expériences, compétences, etc.) sans filtrage préalable selon le poste. Cette extraction est certifiée par un audit de complétude.

Phase 2 — Analyse CV

Albert compare le profil extrait au besoin de recrutement et à l'offre d'emploi. Il produit un score, une recommandation, des points forts et faibles, ainsi qu'une fiche de préparation d'entretien de base (questions suggérées, points d'attention).

Phase 3 — Analyse des tests

Une fois les tests d'évaluation complétés (personnalité, hygiène, logique), Albert analyse les résultats par catégorie et enrichit la fiche de préparation d'entretien. Une synthèse globale partielle est alors disponible.

Phase 4 — Analyse d'entretien

Après l'entretien, le recruteur renseigne un debrief structuré. Si un enregistrement audio a été réalisé avec consentement, Albert transcrit l'échange puis croise transcription et debrief avec les analyses précédentes. En cas de contradiction, le debrief humain du recruteur est prioritaire.

Phase 5 — Synthèse globale

Albert produit une synthèse globale de la candidature (score final, recommandation, classement) une fois l'entretien analysé. Sans entretien, une synthèse partielle reste disponible après les tests.

Albert Chat

Les recruteurs peuvent interagir avec Albert via un assistant conversationnel intégré à l'ATS. Les conversations sont associées au compte du recruteur et peuvent référencer des offres ou candidats. Albert Chat ne remplace pas le jugement du recruteur et ne déclenche aucune action de recrutement sans validation humaine explicite.

Traitement par intelligence artificielle

Les analyses Albert V8 (extraction, scoring, transcription, synthèse) sont réalisées via le modèle Google Gemini 2.5 Pro. Les données candidats nécessaires à chaque phase sont transmises de manière sécurisée à ce sous-traitant pour traitement, puis les résultats sont stockés dans votre espace Talenco hébergé en Europe (Supabase). Talenco journalise les métadonnées d'usage IA (modèle, volume de tokens, coût estimé) à des fins de suivi technique et de facturation interne, sans conserver le contenu des prompts dans ces journaux.

Absence de décision automatisée

Les scores et recommandations Albert constituent une aide à la décision. Aucune candidature n'est rejetée ou retenue de manière entièrement automatisée : le recruteur reste seul décisionnaire à chaque étape du processus.

Nos traitements reposent sur plusieurs bases légales définies par l'Article 6 du RGPD :

• L'exécution d'un contrat : Indispensable pour vous fournir le service Talenco une fois inscrit, y compris le pipeline Albert V8 et la gestion des candidatures.
• Le consentement : Enregistrements audio d'entretien (art. 6.1.a), cookies non essentiels, newsletters. Le refus d'enregistrement n'empêche pas la tenue de l'entretien ni l'analyse Albert à partir du debrief manuel.
• L'intérêt légitime : Pour assurer la sécurité du réseau, la fiabilité du pipeline Albert (journalisation technique) et l'amélioration continue de nos services.
• Le respect d'obligations légales : Conservation de données de facturation.

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées avec des tiers à des fins commerciales.

Elles sont partagées uniquement avec :

• Notre équipe interne (soumise à une stricte obligation de confidentialité).
• Les recruteurs de l'entreprise cliente (concernant les candidats postulant à leurs offres).
• Nos sous-traitants techniques, rigoureusement sélectionnés pour leur conformité au RGPD :
  • Supabase — hébergement base de données et stockage fichiers (Europe).
  • Google (Gemini 2.5 Pro) — extraction CV, analyses, transcription audio et assistant conversationnel Albert.
  • PostHog — analytics produit et observabilité technique du pipeline Albert (événements agrégés, sans contenu CV ni transcriptions).
  • Outils d'emailing transactionnel.

Les données sont conservées pour une durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies :

• Données Candidats : 2 ans à compter du dernier contact, conformément aux recommandations de la CNIL, sauf demande de suppression anticipée.
• Analyses Albert V8 : Conservées avec la candidature (2 ans), incluant scores, synthèses, fiches d'entretien et rapports d'analyse.
• Enregistrements audio d'entretien : 90 jours maximum après la fin de l'entretien, puis suppression automatique du fichier audio (Storage et métadonnées).
• Transcriptions d'entretien : Conservées selon la durée candidat standard (2 ans), sauf demande d'effacement.
• Conversations Albert Chat : Conservées tant que le compte recruteur est actif, puis supprimées avec le compte ou sur demande.
• Journaux d'usage IA : Métadonnées techniques conservées 12 mois à des fins de suivi et facturation interne.
• Données Clients : Pendant la durée de la relation contractuelle, puis 5 ans à des fins de prescription légale. Les factures sont conservées 10 ans.
• Cookies : Maximum 13 mois.

Lors d'un entretien de recrutement, Talenco permet au recruteur d'enregistrer l'échange audio uniquement avec le consentement libre et éclairé du candidat. L'enregistrement est optionnel : l'entretien peut se dérouler sans enregistrement, avec saisie manuelle du debrief par le recruteur à la fin de l'échange.

Avant le démarrage, le recruteur confirme que le candidat a été informé et a consenti. Le candidat peut refuser sans que cela n'impacte le déroulement de l'entretien ni son évaluation.

Les fichiers audio sont hébergés de manière privée et sécurisée en Europe (bucket Supabase dédié, accès restreint aux membres de l'entreprise recruteuse). Albert génère ensuite une transcription textuelle, puis un rapport d'aide à la décision croisé avec le debrief structuré saisi par le recruteur.

En l'absence d'enregistrement, Albert produit le rapport d'entretien uniquement à partir du debrief humain, sans transcription audio.

La décision finale de recrutement reste toujours humaine. Albert assiste l'évaluation ; il ne la remplace pas.

Nous mettons en œuvre l'ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires (chiffrement, serveurs sécurisés en Europe, gestion stricte des accès par entreprise, politiques RLS Supabase) pour protéger vos données contre toute perte, altération ou accès non autorisé.

Les enregistrements audio d'entretien sont stockés dans un espace privé isolé, inaccessible au public. Seuls les membres authentifiés de l'entreprise recruteuse peuvent y accéder.

En application du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données :

• Droit d'accès et de rectification.
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli), y compris pour les enregistrements audio, transcriptions, analyses Albert et conversations chat associées.
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité de vos données.
• Droit d'opposition, y compris au profilage et aux scores générés par Albert.
• Droit de retirer votre consentement à l'enregistrement à tout moment (sans effet rétroactif sur un traitement déjà effectué sur base légale distincte).
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou significatifs (article 22 RGPD) — Talenco ne procède pas à de telles décisions.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@talenco.io. Nous répondrons à votre demande dans un délai maximum d'un mois.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).